अगर हम किसी जरूरी मीटिंग के दौरान सबसे बड़ी इस समस्या का सामना करते हैं कि हमसे मीटिंग के जरूरी प्वाइंट्स ना छूट जाएं। ऐसे समय में गूगल डॉक्स हमारे काफी काम आ सकता है। इसमें एक नोट्स फीचर है जो आपको जरूरी प्वाइंट को नोट करने में मदद करता है। वह आपको इसके लिए कुछ सेटिंग करनी पड़ती है।
किसी बैठक में चर्चा की गई हर बात को संक्षिप्त रूप में लिखना लगभग असंभव है। Google Docs आपके काम आ सकता है अगर मीटिंग की गति बनाए रखना या आवश्यक अंशों के नोट्स बनाना मुश्किल है।
Google Docs में एक डेडिकेटेड नोट्स टेम्पलेट है, जो यूजर्स को शुरू से ही व्यवस्थित नोट्स लेने की सुविधा देता है। थोड़े ही क्लिकों में आपके कंप्यूटर पर एक व्यक्तिगत टेम्पलेट बनाया जाएगा, जो आपके द्वारा चुने गए Google कैलेंडर ईवेंट से विवरण ड्रैग करता है, जिसमें मीटिंग की तारीख, नाम और उपस्थित लोग शामिल हैं। इनके अलावा, टेम्पलेट में चेकलिस्ट, नोट्स और एक्शन आइटम के लिए खास सेक्शन भी होंगे।
Google Docs में एक मीटिंग नोट्स टेम्प्लेट कैसे बनाएँ
Google Docs में कोई मौजूदा दस्तावेज खोलें या नया बनाएं।
डॉक्यूमेंट में @ लिखें और बिल्डिंग ब्लॉक सेक्शन में मीटिंग नोट्स चुनें।
Google कैलेंडर में घटनाओं का एक सूचीबद्ध सूचीबद्ध होगा।
वह घटना चुनें जिसके बारे में आप टिप्पणी करना चाहते हैं। आप भी इवेंट को ड्रॉप-डाउन मेनू में खोज सकते हैं अगर वह नहीं है।
इसके बाद, आप दस्तावेज को निम्नलिखित तरीकों से साझा कर सकते हैं:
डॉक्यूमेंट के दाईं ओर एक बॉक्स होगा जिसमें पूछा जाएगा कि क्या आप मीटिंग में भाग लेने वाले अन्य लोगों के साथ नोट्स साझा करना चाहेंगे या नहीं। शेयर पर क्लिक करें अगर आप एक्सेस देना चाहते हैं।आपको भी “शेयर और अटैचमेंट” का विकल्प दिखाई देगा अगर आपने बैठक की है; इससे नोट्स को इवेंट से सीधे जोड़ा जा सकता है।
अगर आप बैठक के बाद मीटिंग नोट्स को ईमेल में भेजना चाहते हैं, तो जीमेल बहुत सरल है। डॉक्यूमेंट के बाईं ओर, जिसमें मीटिंग की तिथि और नाम है, एक लिफाफे का आइकन है। यह “ईमेल मीटिंग नोट्स” कहेगा जब आप इस पर होवर करेंगे।
आइकन के चारों ओर तीन डॉट पर क्लिक करके आप “ईमेल मीटिंग नोट्स” चुन सकते हैं। कोई भी विकल्प जीमेल में एक ड्राफ्ट ईमेल बनाएगा। जब भी आप चाहें, इसे बदलकर भेज सकते हैं।